Er macht den Großteil aller Bestellungen aus, bindet unverhältnismäßig viel Zeit und entzieht sich der Kontrolle: Der Long-Tail-Spend ist der blinde Fleck im Einkauf. Wer ihn strukturiert, hebt Einsparungen, die anderswo längst ausgereizt sind.
Stellt man die Ausgaben eines Unternehmens nach Lieferant geordnet dar, ergibt sich eine charakteristische Kurve: Wenige strategische Lieferanten ragen links als hohe Balken heraus, dahinter zieht sich ein langer, flach auslaufender Schwanz aus unzähligen kleinen Lieferanten nach rechts. Dieser Schwanz ist der Long-Tail.
Die Struktur folgt dem Pareto-Prinzip in umgekehrter Lesart: Während die strategischen Kategorien aus wenigen Lieferanten den Großteil des Volumens binden, verteilt sich der Long-Tail auf eine Vielzahl von Lieferanten mit jeweils geringem Wert. Genau das macht ihn tückisch – jede einzelne Bestellung wirkt zu klein, um Aufmerksamkeit zu rechtfertigen, in Summe entsteht aber ein erheblicher Aufwand und ein erhebliches Risiko.
Jede Bestellung sieht aus wie Kleingeld. Zusammengenommen ist es ein Millionenleck.
Die typischen Merkmale: kleine, unregelmäßige Käufe, eine fragmentierte und dezentrale Beschaffung durch viele verschiedene Personen, niedrige Einzelwerte bei hoher Transaktionszahl – und ein administrativer Aufwand, der in keinem Verhältnis zum finanziellen Gewicht steht. Lieferanten-Onboarding, Stammdatenpflege, Freigaben und Rechnungsprüfung fallen für jede dieser Mini-Bestellungen an.
Beide Begriffe werden oft verwechselt, beschreiben aber verschiedene Dinge. Long-Tail-Spend ist eine Kategorie-Definition: die Gesamtheit der vielen kleinen, verstreuten Einkäufe. Maverick Spend ist eine Verhaltens-Definition: Einkäufe, die an den festgelegten Prozessen und Verträgen vorbei getätigt werden. Die beiden überlappen sich – ein erheblicher Teil des Long-Tails entsteht gerade dadurch, dass am Einkauf vorbei bestellt wird – aber sie sind nicht deckungsgleich. Wer den Long-Tail beherrschen will, muss beides adressieren: die Struktur der Kategorie und das Verhalten der Bedarfsträger.
Dass der Long-Tail kein Randthema ist, belegen mehrere unabhängige Studien führender Häuser:
aller eingekauften Artikel entfallen auf den Long-Tail – bei nur 10–20 % des Ausgabenvolumens (McKinsey).
Einsparung sind in dieser Kategorie erreichbar, besonders dort, wo sie bisher unbeachtet blieb (McKinsey).
der gesamten Spend-Leakage kann auf unmanaged Tail Spend entfallen (BCG).
der Einkaufsleiter geben Tail Spend inzwischen deutlich höhere Priorität (Hackett Group, 2025).
Quellen: McKinsey & Company; Boston Consulting Group; The Hackett Group, 2025 Tail Spend Management Study. Vollständige Nachweise am Ende des Beitrags.
Die Botschaft ist eindeutig: Während strategische Kategorien meist längst optimiert sind, schlummert im Long-Tail ein selten gehobenes Potenzial. Wer hier ansetzt, findet Einsparungen, die anderswo bereits ausgereizt sind. Und das Thema rückt nach oben – nicht zuletzt, weil der Einkauf zunehmend unter Beobachtung der Geschäftsleitung steht.
Der Long-Tail lässt sich nicht mit denselben Mitteln steuern wie die strategischen Kategorien. Einzelverhandlungen für jede Mini-Bestellung skalieren nicht. Was funktioniert, ist ein System aus fünf ineinandergreifenden Hebeln:
Man kann nicht steuern, was man nicht sieht. Der erste Schritt ist, sämtliche Ausgaben zusammenzuführen und sauber zu kategorisieren – über Abteilungen, Standorte und Systeme hinweg. Erst diese vollständige Sicht macht Muster sichtbar: doppelte Lieferanten, identische Artikel zu unterschiedlichen Preisen, Off-Contract-Käufe.
Im Long-Tail verbergen sich oft hunderte Einmal- oder Dubletten-Lieferanten, die Verwaltungsaufwand und Risiko aufblähen. In einem dokumentierten Fall fand ein globaler Hersteller allein im Tail Spend mehr als 2.000 doppelte Lieferanten. Durch das Bündeln gleichartiger Bedarfe auf wenige bevorzugte Lieferanten sinken nicht nur die Preise, sondern auch der administrative Ballast spürbar – Schätzungen aus der Praxis sehen allein durch aktives Tail-Spend-Management 5–10 % Einsparung.
Wenn verschiedene Abteilungen denselben Bedarf unterschiedlich beschaffen, entstehen Preisunterschiede und Reibung. Standardisierte Artikel, Kataloge und gebündelte Ausschreibungen verwandeln viele kleine Einzelkäufe in verhandelbares Volumen.
Off-Contract-Käufe am Einkauf vorbei umgehen ausgehandelte Konditionen und kosten bare Marge. Der wirksamste Hebel ist nicht mehr Kontrolle, sondern ein einfacher, geführter Einkaufsweg: Wenn der richtige Weg der schnellste ist, verschwindet der Anreiz zur Umgehung.
Was sich wiederholt, lässt sich industrialisieren. Vorlagenbasierte Anfragen, Mehrrunden-Ausschreibungen und automatisierte Auswertung machen es möglich, auch große Mengen kleiner Vergaben effizient zu steuern – ohne dass das Team in Routine versinkt. Genau hier setzt zunehmend auch KI an: Laut Hackett Group sind 88 Prozent der Einkaufsleiter offen dafür, KI-gestützte Werkzeuge für Verhandlungen kleiner Beträge einzusetzen – dort also, wo manuelle Bearbeitung schlicht nicht skaliert.
Wie groß der Unterschied ist, zeigt ein von McKinsey dokumentiertes Beispiel. Ein Unternehmen wickelte seinen Long-Tail-Beschaffungsprozess früher über Monate und per E-Mail ab – intransparent und ohne nennenswerte Einsparungen. Nach Einführung eines strukturierten, digitalen Prozesses dauert eine Ausschreibung nur noch vier Wochen, umfasst mehrere hundert Bieter und die fünfundzwanzigfache Zahl an Positionen. Mehrere Bietrunden senkten die Kosten – und die Lieferantenbasis schrumpfte von mehreren hundert auf rund fünfzig.
Das Muster dahinter ist übertragbar: Der Long-Tail wird nicht durch mehr Personal beherrschbar, sondern durch ein System, das Transparenz, Bündelung und Automatisierung zusammenführt.
Long-Tail-Spend ist nicht nur eine Kostenfrage. Jeder unkontrollierte Lieferant ist auch ein Compliance- und Risikofaktor: nicht geprüfte Geschäftspartner, fehlende Nachweise, Einkäufe außerhalb verhandelter Verträge. Gerade in regulierten Branchen – oder bei Anforderungen wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – wird ein fragmentierter Long-Tail schnell zum Haftungsrisiko. Off-Contract-Käufe untergraben zudem ausgehandelte Konditionen und kosten bare Marge, die anderswo mühsam erarbeitet wurde.
Hier zahlt Transparenz doppelt: Ein durchgängig dokumentierter Beschaffungsprozess macht nicht nur Einsparungen sichtbar, er liefert auch den Nachweis, dass jede Vergabe regelkonform zustande kam. Was im Long-Tail oft als Erstes verloren geht – die Nachvollziehbarkeit – wird so zur Voraussetzung dafür, dass Audits, Prüfungen und Berichtspflichten nicht jedes Mal zum Kraftakt werden.
Am Ende laufen alle fünf Hebel auf eine Voraussetzung hinaus: Sichtbarkeit über das gesamte Ausgabengeschehen. Solange Bestellungen in Tabellen, Postfächern und über Kreditkarten verstreut sind, bleibt der Long-Tail ein blinder Fleck – und blinde Flecken lassen sich weder verhandeln noch gegenüber der Geschäftsleitung belegen. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einem geduldeten Kostenposten und einer steuerbaren Kategorie.
Für den Mittelstand, wo der Einkauf selten eine große eigene Abteilung ist, ist das doppelt relevant: Jede Stunde, die nicht in die Verwaltung von Kleinbestellungen fließt, steht für wertschöpfende Arbeit zur Verfügung. Und jede gewonnene Transparenz macht den nächsten Hebel erst möglich.
Die fünf Hebel verlangen genau das, was im Long-Tail am meisten fehlt: Sichtbarkeit, ohne dass jemand Daten zusammenträgt. Bei Borderless entsteht diese Transparenz als Nebenprodukt des operativen Einkaufs – jedes Angebot wird automatisch im Knowledge-Graph mit der bestehenden Wissensbasis vernetzt, „ohne dass jemand Stammdaten gepflegt hätte”. Kein vorgelagertes Import- oder Spend-Cube-Projekt.
Zwei weitere Eigenschaften greifen direkt am Schwanz der Kurve an. Lieferanten geben ihr Angebot per Magic-Link ab – kein Account, kein Portal –, was die Hürde so niedrig macht, dass sich Wettbewerb auch bei Kleinstvergaben lohnt: „Ob Sie zwei oder zehn Lieferanten anfragen, macht kaum noch einen Unterschied.” Und wo bisher die Auswertung abschreckte, sinkt der Aufwand drastisch – im Pilotbetrieb um 97 Prozent bei Tendern mit mehr als 20 Lieferanten. Damit wird wirtschaftlich, was im Long-Tail bisher zu kleinteilig war.
| Kriterium | Heute | Mit Borderless |
|---|---|---|
| Transparenz | Verstreut über Tabellen, Postfächer und Kreditkarten | Automatisch im Knowledge-Graph vernetzt |
| Lieferanten gewinnen | Portal-Registrierung schreckt kleine Anbieter ab | Magic-Link: klicken, Angebot abgeben, fertig |
| Wettbewerb je Vergabe | Lohnt sich bei Kleinbeträgen kaum | Zwei oder zehn Anbieter – kaum ein Unterschied |
| Auswertungsaufwand | Manuell, Angebot für Angebot | Strukturiert; −97 % im Pilot (20+ Anbieter) |
