Wenn Abteilungen am Einkauf vorbei bestellen, ist die erste Reaktion oft: strengere Richtlinien. Doch Maverick Buying ist selten böser Wille – es ist die Antwort auf einen Prozess, der als zu langsam empfunden wird. Wer es stoppen will, muss den richtigen Weg zum einfachsten machen.
Maverick Buying ist jede Beschaffung, die außerhalb der etablierten Prozesse und Richtlinien stattfindet: die Bestellung bei einem nicht freigegebenen Lieferanten, der Kauf zu Konditionen außerhalb verhandelter Verträge, die Umgehung des Freigabe-Workflows. Andere Begriffe für dasselbe Phänomen sind Rogue Spend, Off-Contract Spend oder Dark Spend.
Entscheidend ist die Abgrenzung zu zwei verwandten Begriffen. Tail Spend ist eine Kategorie-Definition – die vielen kleinen, verstreuten Einkäufe. Maverick Spend dagegen ist eine Verhaltens-Definition: Es geht nicht darum, was gekauft wird, sondern wie – nämlich an den Regeln vorbei. Beide überlappen sich, denn ein großer Teil des unkontrollierten Long-Tails entsteht gerade durch Umgehung. Aber sie sind nicht dasselbe.
Maverick Buying ist kein Datenproblem. Es ist ein Verhaltenssignal.
Und genau hier liegt das häufigste Missverständnis. Menschen umgehen den Einkauf nicht, weil sie gerne Regeln brechen, sondern weil sie den offiziellen Weg als langsam, kompliziert oder für ihren Bedarf irrelevant erleben. Maverick Buying ist damit weniger Ursache als Symptom – ein Hinweis darauf, dass der Beschaffungsprozess seine Nutzer nicht überzeugt.
Was im Einzelfall harmlos wirkt – eine schnelle Bestellung beim bekannten Lieferanten – summiert sich über Abteilungen und Standorte zu einem erheblichen Leck. Mehrere unabhängige Studien quantifizieren das Ausmaß:
Quellen: The Hackett Group; GEP; Everest Group. Vollständige Nachweise am Ende des Beitrags.
Über die reinen Kosten hinaus richtet Maverick Buying weiteren Schaden an. Jede Bestellung am Vertrag vorbei untergräbt die Verhandlungsmacht des Einkaufs: Wenn jeder ad hoc bei einem anderen Lieferanten kauft, geht das Mengenvolumen verloren, das gebündelt bessere Konditionen brächte. Hinzu kommen fragmentierte Daten, erschwerte Budgetplanung und – besonders kritisch – Compliance- und Risikolücken, weil Käufe außerhalb der Kanäle Qualitätsprüfungen und Vertragsbedingungen umgehen.
Wie greifbar das wird, zeigt eine Benchmark des APQC: Demnach entfiel auf Maverick Buying rund 1,8 Prozent des jährlichen Einkaufsvolumens. Bei einem Unternehmen mit einem Beschaffungsvolumen von einer Milliarde Euro entspricht das etwa 18 Millionen Euro pro Jahr – Ausgaben, die meist völlig ad hoc und nicht budgetiert anfallen. Was als kleine Abkürzung beginnt, wird so zu einem Posten, der die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung verdient.
Wer Maverick Buying wirksam stoppen will, muss zuerst die Ursachen verstehen. Sie lassen sich in vier Gruppen fassen:
Der häufigste Grund: Die Bedarfsträger wissen schlicht nicht, dass für ihren Bedarf bereits ein Vertrag oder ein bevorzugter Lieferant existiert. In der hohen Frequenz des indirekten Einkaufs ist diese Information oft mühsam zu beschaffen.
Langsame, unübersichtliche Freigabeketten laden zur Umgehung ein. Wenn der offizielle Weg gefühlt Tage dauert und der inoffizielle Minuten, entscheidet sich der Mensch unter Zeitdruck für den schnellen Weg.
Verstreute Systeme, veraltete Kataloge und manuelle Schritte machen es schwer, das Richtige zu tun. Wenn Informationen aus mehreren Quellen zusammengesucht werden müssen, entstehen die Lücken, durch die Spend abfließt.
Wenn Mitarbeitende nie geschult wurden oder den Nutzen des Prozesses nicht sehen, fehlt der Anreiz, ihn zu nutzen. Compliance, die nur gefordert, aber nicht erleichtert wird, bleibt brüchig.
Allen vier Ursachen ist eines gemeinsam: Es sind Reibungsprobleme, keine Charakterfragen. Das erklärt, warum reine Verschärfung von Richtlinien selten wirkt – sie adressiert das Symptom, nicht die Ursache.
Der wirksamste Hebel ist nicht mehr Kontrolle, sondern weniger Reibung. Wenn der konforme Weg auch der bequemste ist, löst sich das Problem an der Wurzel. Drei Prinzipien tragen das:
Geführter Einkauf bedeutet, dass Bedarfsträger über einen einfachen, klaren Weg direkt zu den richtigen Lieferanten und Verträgen gelangen – ohne erst nachforschen zu müssen. Statt einer Fehlermeldung im Nachhinein bekommen sie im Moment der Bestellung die richtige Empfehlung. So wird Compliance fast nebenbei zum Standard.
Man kann nicht steuern, was man nicht sieht. Werden alle Ausgaben und Verträge an einem Ort zusammengeführt, wird sichtbar, wo off-contract gekauft wird, welche Lieferanten doppelt geführt sind und wo Preise voneinander abweichen. Erst diese Sicht macht gezieltes Eingreifen möglich – und liefert zugleich den Nachweis, dass jede Vergabe regelkonform war.
Schnelle, klare Freigaben nehmen der Umgehung den häufigsten Anlass. Wenn eine Bestellung in Minuten statt Tagen genehmigt ist, gibt es keinen Grund mehr, den Prozess zu umgehen.
Dass dieser Ansatz wirkt, ist belegt: Unternehmen, die verhaltensbasierte Steuerung in ihr Spend Management integrieren, reduzieren Off-Contract-Käufe im ersten Jahr typischerweise um rund 30 Prozent. Und Organisationen mit durchgängiger Prozessautomatisierung senken Maverick Spending im ersten Jahr üblicherweise um 15–25 Prozent – schlicht, weil es einfacher wird, dem Prozess zu folgen, als ihn zu umgehen.
Ein Perspektivwechsel hilft: Maverick-Käufer sind keine Regelbrecher, sondern eine Quelle für Prozess-Feedback. Wo immer wieder am Einkauf vorbei bestellt wird, liegt fast immer eine echte Lücke im Angebot des Einkaufs – ein fehlender Vertrag, ein umständlicher Weg, eine veraltete Information. Schließt man diese Lücke, kehren die Bedarfsträger von selbst in den konformen Prozess zurück.
Dieser Blickwinkel ist auch deshalb wichtig, weil die regulatorischen Anforderungen steigen. Käufe bei ungeprüften Lieferanten sind nicht nur teurer, sie sind ein Haftungsrisiko – etwa mit Blick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das den Nachweis verlangt, von wem ein Unternehmen unter welchen Bedingungen bezieht. Maverick Buying schafft genau die blinden Flecken, die solche Nachweise unmöglich machen. Ein transparenter, durchgängig dokumentierter Prozess ist damit nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern der Absicherung.
Gerade im Mittelstand, wo der Einkauf selten eine große eigene Abteilung ist, ist dieser Ansatz besonders tragfähig. Statt knapper Ressourcen in nachträgliche Kontrolle zu investieren, lohnt es sich, den Prozess von vornherein so zu gestalten, dass der richtige Weg der einfachste ist. Das spart Aufwand auf beiden Seiten – und macht den Einkauf gegenüber der Geschäftsleitung belegbar steuerbar.
Maverick Buying verschwindet, wenn der richtige Weg der bequemste ist – und genau darauf ist Borderless ausgelegt. Über den Prozess-Designer bilden Sie geführte Einkaufswege, Genehmigungsstufen und Compliance-Regeln so ab, wie sie zu Ihrem Haus passen; Bedarfsträger werden im Moment der Bestellung zum richtigen Vertrag geführt, statt nachträglich eine Fehlermeldung zu erhalten.
Zwei Details senken die Hürde zusätzlich. Borderless rechnet nicht pro Kopf ab – „Sie zahlen nicht nach Anzahl von Mitarbeitern oder Lieferanten” –, sodass wirklich jeder Bedarfsträger den offiziellen Weg nutzen kann, ohne dass Lizenzkosten dagegensprechen. Und jede Entscheidung bleibt belegbar, ohne den Prozess zu bremsen: KI empfiehlt, der Mensch entscheidet, der Audit-Trail dokumentiert alles.
Der Prozess-Designer führt Bedarfsträger direkt zum richtigen Vertrag und Lieferanten – der konforme Weg wird zum schnellsten.
Nutzungsbasiertes Pricing statt Lizenz pro Kopf: Niemand bleibt aus Kostengründen außen vor – auch nicht der Gelegenheitsbesteller.
Jede Vergabe ist dokumentiert. KI empfiehlt, der Mensch entscheidet, der Audit-Trail hält alles fest.
